Huolellisuus kannattaa tulorekisteritietoja täytettäessä

Työnantajan kannattaa olla huolellinen, kun tulorekisteriin ilmoitetaan palkka- ja muita tietoja.

Huolellisuus palkkatietojen ilmoittamisessa vähentää jälkikäteen tehtävää työtä varsinkin tämänhetkisessä taloudellisessa tilanteessa, kun työttömyyskassat ja Kela alkavat maksaa lomautetuille ja kokonaan työttömille työttömyyspäivärahaa.

Työttömyyskassat noutavat työttömyysturvaa hakevan jäsenen palkkatiedot ensisijaisesti tulorekisteristä. Tämä tarkoittaa, että työnantajan ei useimmiten tarvitse täyttää erillistä palkkatodistusta henkilön jäädessä työttömäksi. Palkkatietoja käytetään työttömyyskassassa ansiopäivärahan ja muutosturvarahan määrän laskemiseen, työttömyysetuuden sovitteluun ja etuusoikeuden tutkimiseen. Työttömyyskassat voivat pyytää erillisiä palkka- tai työsuhdetietoja silloin, kun tulorekisteriin ei ole täytetty tarvittavia tietoja, ja silloin, kun tulorekisterin tiedot eivät henkilön tilanteessa riitä päivärahahakemuksen käsittelyyn.

Työnantaja voi ilmoittaa tulotietoja tulorekisteriin joko suppeaa tai laajaa ilmoitustapaa käyttäen. Tämän lisäksi työnantaja voi ilmoittaa tulorekisteriin vapaaehtoisia tietoja. Suppea ilmoitustapa tarkoittaa, että palkka ilmoitetaan ilman erittelyjä. Laajassa ilmoitustavassa palkka eritellään palkanosittain tarkemmin. Näiden lisäksi työnantaja voi halutessaan täyttää tietoja esimerkiksi poissaoloista ja palkan ansaintajaksoista. Jos työnantaja on täyttänyt tulorekisteriin palkkatiedot laajalla ilmoitustavalla ja ilmoittanut myös vapaaehtoisia tietoja, on todennäköisempää, että kassa saa ansiopäivärahahakemuksen käsittelyyn tarvittavat tiedot suoraan tulorekisteristä eikä hakijan tarvitse toimittaa erikseen palkka- tai työsuhdetietoja. Laajoilla ja vapaaehtoisilla tiedoilla työttömyyskassa voi suurimmassa osassa tapauksia ratkaista työttömyysturva-asian tulorekisterin tietojen perusteella ilman erillistä selvitystä työnantajalta.

Voit ilmoittaa tiedot tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa tai siirtää ilmoitukset suoraan maksujärjestelmästäsi rajapinnan kautta. Rajapinnalla tarkoitetaan eri järjestelmien ja tulorekisterin välille rakennettavaa sähköistä yhteyttä. Monet palkka- ja etuusohjelmistot hyödyntävät tulorekisterin rajapintaa. Jos maksat suorituksia usein tai suurelle määrälle tulonsaajia, helpottaa tällaisen ohjelmiston käyttäminen työtäsi. Paperilomakkeita voivat käyttää edunvalvojat, yksityishenkilöt ja kuolinpesän edustajat. Yritykset voivat ilmoittaa tiedot paperilla vain poikkeustilanteissa, jos sähköinen ilmoittaminen ei ole mahdollista.

15.4.2025 Jaakko Jokela, STULin lakimies