Uusi standardi tuotteen käyttöohjeille

SFS-EN IEC IEEE 82079-1 esittää tuotteiden käyttöohjeiden laatimisessa käytettävät periaatteet ja yleiset vaatimukset. Käyttöohje on osa tuotetta ja välttämätön tuotteen tarkoituksenmukaiseen, tehokkaaseen ja turvalliseen käyttöön. 

Tuotteen käyttöohje

Käyttöohje on osa minkä tahansa tyyppistä tuotetta. Tuote voi olla fyysinen tavara tai aineeton palvelu, ohjelmisto tai mainittujen yhdistelmä. Standardi SFS-EN IEC IEEE 82079-1 soveltuu kaikille tuotteille, joita ovat esimerkiksi:

  • teollisuustuotteet (esim. koneet, komponentit, kojeet ja laitteet)
  • kuluttajatuotteet (esim. kodinkoneet, audiovisuaaliset laitteet, viestintälaitteet ja tee-se-itse-tuotteet)
  • terveydenhuollon kojeet, laitteet ja järjestelmät
  • monimutkaiset järjestelmien järjestelmät (esim. teollisuuslaitokset, jalostamot, tuotantoalueet ja datakeskukset)
  • liikennevälineet (esim. henkilöautot, kuorma-autot, laivat ja lentokoneet)
  • sovellusohjelmistot (esim. toimisto-ohjelmistot ja web-sovellukset)
  • ohjelmistot, joilla käytetään ja ohjataan automaattisesti järjestelmiä
  • tekniset palvelut.

Tuotteen käyttäjä voi olla maallikko tai ammattihenkilö. Tuotteen käyttäjät tarvitsevat ohjeita tukemaan sen käyttöä elinkaaren vaiheissa, joita ovat kuljetus, kokoonpano, asennus, käyttöönotto, käyttö, valvonta, vianetsintä, kunnossapito, korjaus, käytöstä poistaminen ja hävittäminen.

Tuotteen käyttöohje voi muodostua yhdestä tai useasta informaatiotuotteesta.

Käyttöohjeen on katettava kohdeyleisöjen tarpeet, jotta he voivat käyttää tuotetta turvallisesti, tehokkaasti ja tuloksellisesti. Käyttöohjeessa on kuvattava tuotteen tarkoitettu käyttö ja annettava tietoa, joka auttaa kohdeyleisöjä välttämään kohtuuttomia turvallisuusriskejä, tuotteen toimintahäiriötä, vauriota tai tehotonta toimintaa.

Käyttöohje ei voi kuitenkaan korvata suunnittelun puutteita tai puuttuvia turvajärjestelmiä.

Jos käyttöohjeet ovat vajavaiset (esim. eivät täytä vaatimuksia), tuote kokonaisuutena on vajavainen. Käyttöohjeiden on oltava selvästi ja helposti yhdistettävissä tuettuun tuotteeseen.

Tuotteentoimittaja vastaa käyttöohjeista ja se voi olla henkilö tai organisaatio esim. tuottaja, valmistaja, myyjä, jakelija tai valtuutettu edustaja.

Tuotteen vaatimustenmukaisuus

Laatukriteerit täyttävä tuotteen käyttöohje on usein välttämätön, jotta täytetään markkinoiden vaatimukset sekä lakisääteiset velvoitteet. Tuotteen vaatimustenmukaisuuden viitekehys koostuu yleensä ottaen seuraavista oikeuskäytännön alueista:

  • tuoteturvallisuus
  • tuotevastuu ja

Koska käyttöohjeet ovat osa tuettua tuotetta, käyttöohjeiden lainmukaisuuden voidaan katsoa olevan osa tuotteen lainmukaisuutta.

Käyttöohjeen laadunhallinta

Tuotteen käyttäjät ovat riippuvaisia tarjotusta tiedosta voidakseen käyttää tuotteita turvallisesti, tehokkaasti ja tuloksellisesti. Sekava tuoteinformaatio ja riittämättömät ohjeet aiheuttavat turhautumista kuluttajille ja ammattihenkilöille. Puutteellinen informaatio voi aiheuttaa vaaran tai haitan riskin ja johtaa syytteisiin tai korvausvaatimuksiin tuotteentoimittajaa tai tuotemerkin omistajaa vastaan.

Tuotteen käyttöohjeesta vastaavan organisaation ylimmän johdon olisi järjestettävä sellaiset resurssit, aikataulut ja laatutavoitteet, että käyttöohjeet on mahdollista suunnitella, laatia ja toimittaa.

Käyttöohjeen kehitysprosessi

Käyttöohjeiden laatimisperiaatteet ovat horisontaalisesti sovellettavissa eri tuotesektoreille. Tuotteen käyttöohje kehitetään vastaavan organisaation prosessissa.

Standardin SFS-EN IEC IEEE 82079-1 sisältö on jäsennelty noudattaen periaatetta, jossa tuotteen informaatio ja sen esittäminen käsitellään erikseen (ks. kuva 1). Tuotteentoimittaja voi ilmoittaa vaatimusten täyttyvän sekä tuotteen käyttöohjeen että informaationhallintaprosessin osalta. Kuluttajatuotteiden osalta informaatiotuotteiden vaatimuksenmukaisuus on määritelty tarkemmin standardissa.

Kuva 1. Tuotteen käyttöohjeen informaatio, prosessi, resurssit, esityskeinot ja välineet

Tuotteen informaation hallinta

Tuotteentoimittajan on toteutettava informaationhallintaprosessi käyttöohjeiden luonnostelemiseksi, suunnittelemiseksi, tuottamiseksi ja ylläpitämiseksi. Informaation hallintaprosessin on tarpeen mukaan luotava, hankittava, vahvistettava, muunnettava, säilytettävä, noudettava ja hävitettävä tietoa. Tuotteentoimittajan informaation hallintaprosessi muodostuu neljästä ryhmästä:

  • informaation analyysi ja luonnostelu
  • suunnittelu ja laatiminen
  • tuotanto ja jakelu
  • ylläpito.

Käyttöohjeen informaatiolajit

Käyttöohjeet koostuvat kolmesta informaatiolajista, jotka ovat käsitteellinen informaatio, joka kohdeyleisön on ymmärrettävä, opastava informaatio, jota on noudatettava tai joka on otettava huomioon, ja viiteinformaatio, jota on tarkasteltava tarvittaessa. Käyttöohjeet voivat sisältää erilaisia informaatiotuotteita, jotka valitaan, esitetään ja toimitetaan erilaisilla tietovälineillä täyttämään erilaisten kohdeyleisöjen tarpeet. Tuotteen käyttöohjeen käsitteitä informaatiolaji ja informaatiotuote on havainnollistettu kuvassa 2.

Kuva 2 Käyttöohjeiden käsitteitä

Informaation esittäminen

Standardissa käyttöohjeiden informaation esittämiseen liittyvissä kohdissa tarkastellaan esim. tuotteen kuvaavan informaation sisältöä, informaation jäsentelyä, esitysmuotoa, tietovälineitä sekä tiedon etsimistä. Näiden kautta esitetään vaatimuksia, suosituksia informaation esittämiselle tai kuvatun esityskeinon esim. graafisten tunnusten käyttämiselle.  Esimerkiksi käyttöohjeen:

  • sisältö on jäsenneltävä huomioiden käytettävyys ja ymmärrettävyys
  • informaatiotuotteessa on soveltuvin osin ominaisuuksia, jotka mahdollistavat
    • helpon haun
    • kätevän navigoinnin
    • ohjeiden sisällön yksiselitteisen ymmärtämisen.

Lisäksi tietovälineen ja esitysmuodon on oltava sellaisia, että käyttöohjeita on helppo tarkastella kautta tuotteen tarkoitetun elinkaaren.

SFS-EN IEC/IEEE 82079-1 ja tuotestandardit

Tuotestandardeissa voi olla tuotekohtaisia tietovaatimuksia (esim. varoitusten sanamuoto tai etikettien sijoittelua), jotka käsittelevät yksittäisiä tuotetyyppejä tai -luokkia. Tuotestandardeissa ei esitetä täydellistä käyttöohjeiden vaatimuskokoelmaa.

Standardissa SFS-EN IEC/IEEE 82079-1 esitetään yleiset periaatteet ja vaatimukset, jotka koskevat tiedon välittämistä käyttäjille. Ne ovat sovellettavissa yhtä hyvin monimutkaisiin ja turvallisuuden kannalta kriittisiin järjestelmiin (esim. teollisuuslaitokset) kuin yksinkertaisiin kuluttajatuotteisiin (esim. maalipurkki), ohjelmistoihin ja erikoistuneisiin testauslaitteisiin. Standardi kattaa seuraavat seikat:

  • informaatiosisältö (käsitteellinen-, viite-, ja opastavainformaatio)
  • kielen, tekstin, kuvien, tunnusten, äänen tai videon käyttö
  • prosessit
  • pätevyydet
  • keinot, joilla arvioidaan tämän asiakirjan mukaisten vaatimusten täyttäminen
  • sisällön jäsentely yhteen tai useampaan informaatiotuotteeseen.

 

Toisen painoksen muutokset

Standardin 2. painos on laadittu IEC:n teknisen komitean TC 3 työryhmässä JWG16, jonka jäsenet ovat IEC:n, ISOn ja IEEE:n kansallisten järjestöjen nimittämiä asiantuntijoita. Toisen painoksen kansainvälinen esikuva on julkaistu kolmoislogostandardina IEC/ISO/IEEE.

Standardin englanninkielisessä otsikossa on otettu käyttöön yleisluontoinen termi ”information for use”, joka on synonyymi termille ”instructions for use”. Molemmat tarkoittavat käyttöohjeita.

Edelliseen painokseen verrattuna se sisältää seuraavat merkittävät tekniset muutokset, standardissa:

  • rakennetta on muutettu, jotta helpotetaan standardin soveltamista ja tiedon löytämistä
  • periaatteet on uudistettu keskittymällä käyttöohjeiden tarkoitukseen, tiedon laatuun ja tiedonhallinnan prosessiin
  • vaiheittaisia ohjeita käytetään käyttöohjeiden alaluokkana
  • on uusittuja käsitteitä esim. informaatiotuote, turvallisuushuomautus
  • käyttöohjeiden laatimisprosessi on yhdistetty velvoittavaan osaan, ja sitä käsitellään kattavasti
  • empiiriset menetelmät käyttöohjeiden arvioimiseksi esitetään nyt velvoittavassa osassa
  • käyttöohjeiden laatimiseen tarvittavaa ammattitaitoa käsitellään yksityiskohtaisemmin
  • on lisätty näkökohtia käyttöohjeiden yleisiin vaatimuksiin monimutkaisia järjestelmien järjestelmiä varten.
  • on huomioitu kokoonpantavien tuotteiden ohjeet
  • on uudistettu opastus standardin vaatimusten täyttämiseen.

Standardin kohderyhmä

Standardi on tarkoitettu kaikkien sellaisen osapuolten käytettäväksi, jotka ovat vastuussa tuotteen käyttöohjeeseen liittyvästä käsitteellistämisestä, laatimisesta, kunnossapidosta, kääntämisestä, lokalisoinnista, sisällön sulauttamisesta, tuotannosta, varustamisesta tai käyttöohjeiden arvioinnista, hankinnasta ja toimittamisesta tai osallistuvat siihen.

Käyttöohjeisiin liittyviä osapuolia ovat esimerkiksi:

  • tuotteen valmistaja
  • maahantuoja
  • tuotteiden hankkijat
  • päälliköt, joilla on prosessi- tai tuotevastuu
  • sisällön omistajat ja sisällön laatijat kuten tekniset kirjoittajat, informaation kehittäjät ja kuvittajat
  • tekniset kääntäjä, lokalisointi- ja terminologia-asiantuntijat
  • konsultit (human factors)
  • agentuurit ja valtuutetut asiantuntijat
  • tuotevalvontaviranomaiset.

Lisätietoja tuotteiden teknisen dokumentoinnin, graafisten tunnusten, informaation hallintaan ja esittämiseen liittyvistä standardeista antaa SESKOssa Arto Sirviö, p. 040 5255040, sähköposti arto.sirvio@sesko.fi